Tuxcueca | Gobierno Municipal

SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

I. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

¿Que es?
- Sistema Institucional de Archivos Es el conjunto de:
-  Registros,
-  Procesos,
-  Procedimientos,
-  Criterios,
-  Estructuras,
-  Herramientas,
-  Funciones.
- Que desarrolla todo Sujeto obligado a través de la Gestión documental relacionados con la generación, organización, administración, reproducción, valoración, conservación y disposición final de la información que documenta todo acto derivado del ejercicio de las facultades, competencias o funciones del Municipio de Tuxcueca. Los objetivos del Sistema, son:
- • Eficientar el uso de la información.
- • Facilitar la toma de decisiones.
- • Garantizar el acceso a la información pública.
- • Fortalecer la rendición de cuentas.
¿Como esta integrado?
- Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos Obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos…
- ÁREA DE CORRESPONDENCIA U OFICIALÍA DE PARTES
- Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite. Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; y los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
- ARCHIVO DE TRÁMITE
- Es el que existe en cada dependencia u oficina. Se forma por aquellos expedientes de asuntos en revisión, que no han sido resueltos. La función de este archivo consiste en la recepción, clasificación, distribución y control de todos los documentos que se generen, entren o salgan de la oficina. Estos documentos deberán permanecer en cada oficina el tiempo necesario hasta concluir su trámite. Para asegurar que las oficinas siempre se queden con sus documentos vigentes, deberán conservarlos por un mínimo de tres años a partir de su creación, conforme al Catálogo de Disposición Documental.
- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
- Es el que está formado por aquellos documentos cuya consulta no es muy frecuente y que se resguardan para su conservación, mientras vence su periodo de vida semiactiva.
- ARCHIVO HISTÓRICO
- Es el lugar a donde son transferidos los documentos cuya vida activa o vigencia ha concluido y que por el valor histórico que tienen son seleccionados para su conservación permanente. El Archivo Histórico es de gran importancia ya que contribuye a reforzar la identidad nacional, a través de concentrar y preservar los documentos que aportan evidencia tanto de la institución municipal como de la población misma, pues conforman la memoria del municipio, por lo tanto, las oficinas no deberán destruir documentación sin la valoración del Archivo Municipal.
¿Que es el Ciclo Vital de los Documentos?